Dla każdego zawodu ważnym jest odpowiednie organizowanie czasu pracy. Wszelkie czynności, które odciągają nas od codziennych obowiązków wpływają negatywnie na produktywność. Jak się okazuje wiadomości e-mail zalicza się do tego niechlubnego grona. Czy przedsiębiorcy – mali i duzi – mają jednak jakąś alternatywę?
Wymiana mailowa, oczywiście zależnie od przedsiębiorstwa, może kraść nam nawet jedną czwartą czasu pracy. Cztery lata temu Kalifornijski Uniwersytet przeprowadził gruntowne badania na ten temat. Rekordzista sprawdzał pocztę 370 razy na dzień. Według ich doświadczeń średnia „zaglądania do skrzynki” wynosiła 77 razy każdego dnia. A jest to dopiero wierzchołek góry lodowej.
Zaczątek frustracji
Z pewnością niejedna osoba przerabiała scenariusz, gdy codziennie była zobowiązana przygotować maila z raportem zawierającym wykaz aktualnych osiągnięć. Na napisanie takiej informacji potrzebujemy od pięciu do dwudziestu minut, co oznacza, że tygodniowo nawet dwie godziny możemy marnować na pisanie wiadomości e-mail. Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej zdominowała przestrzeń biznesową – szczególnie wewnątrz firm, gdzie czasem dochodzi do absurdów, gdy współpracownicy siedzący naprzeciw siebie wszystkie działania uzgadniają drogą cyfrową.
Z bardziej wyrazistych przykładów warto przywołać sylwetkę Marissy Mayer. Prezes Yahoo! na swoją służbową skrzynkę otrzymywała nawet 700 wiadomości, co zmuszało ją do weekendowych maratonów odpisywania, pochłaniających po kilka godzin z wolnego czasu. Jak się okazuje przeważająca większość osób zajmujących stanowiska kierownicze sprawdza maile poza godzinami pracy. W dużej mierze często służy do tego smartfon. Pokazuje to dobitnie, jak bardzo e-mail zawładnęły naszym życiem.
Nawet zwykli pracownicy posiadają po dwie lub więcej skrzynek służbowych, które codziennie zalewane są wiadomościami dotyczącymi komunikacji wewnętrznej, zewnętrznej, zaś o reklamach i spamie nie będziemy nawet wspominać. Zakodowany nawyk ciągłego odświeżania poczty, aby przypadkiem nie pominąć nowych wytycznych, kradnie uwagę i cenny czas. W konsekwencji skrzynka pocztowa jest jednym z głównym powodów pracowniczej frustracji. Zarządzanie pocztą wiąże się niepotrzebnym stresem i problemem z zachowaniem równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym.
W poszukiwaniu alternatyw
Trudno sobie wyobrazić, że nagle w komunikacji z kontrahentami – stałymi i tymi nowymi – zrezygnujemy z skrzynki e-mail. Niemniej pewne zmiany na poziomie wewnętrznego zarządzania przedsiębiorstwem warto rozważyć. Zbytnie poleganie na wiadomościach e-mail w szerszej perspektywie wprowadza tylko chaos, nie wspominając już o tym, że skrzynka pocztowa nie nadaje się do przechowywania ważnych plików i raportów. W tej kwestii często przedsiębiorcy decydują się na usługi w chmurze, jak choćby Google Drive czy Dropbox.
Jednocześnie, prawidłowe opracowanie wiadomości e-mail jest bardzo pracochłonne. Rządzą się one określonymi zasadami językowymi, zwrotami grzecznościowymi a także pamiętajmy o należytej interpunkcji. Wszystko to świadczy o profesjonalizmie rozmówcy, ale ostatecznie to niepotrzebna strata czasu, bo nie wnosi nic konkretnego do efektywności pracy. Dodatkowo sam proces czekania na odpowiedź, zatwierdzenie czy odrzucenie wiadomości, powoduje niekiedy znaczące przestoje.
Ciekawą alternatywą może okazać się aplikacja do zarządzania zadaniami. Pozwala na swobodne wymienianie się wiadomościami, dołączanie linków, podpinanie plików czy całych dokumentów. Nie obędzie się również bez tworzenia dedykowanych grupy dla poszczególnych projektów. Najważniejsze, że to prosty sposób ujednolicenia komunikacji dla wszystkich, gdzie nieformalny charakter nie koliduje z produktywnością. Aplikacja do zarządzania zadaniami pozwala skupić się na konkretach, przy jednoczesnym zachowaniu sporej elastyczności całego zespołu.
Jak już wspomnieliśmy, wiadomości e-mail z przestrzeni biznesowej raczej nie znikną. Przynajmniej nic na to nie wskazuje. Warto jednak szukać alternatyw. Ostatecznie jednak we wszystkim najlepiej stosować zdrowy rozsądek i umiar. Fakt, że w dużych i rozproszonych przedsiębiorstwach komunikacja przysparza wiele problemów natury technicznej. Jednak w małych i średnich firmach nie zapominajmy o komunikacji bezpośredniej. Spotkania twarzą w twarz pozwalają kreować realne interakcje międzyludzkie. Wpływa to w sposób istotny na ogólną atmosferę i relacje pracowników. Na koniec nie pozwólcie, aby skrzynka e-mail całkowicie zdominowała wasze życie – biznesowe jak i prywatne.
